Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD)

Die GoBD beschreiben, wie Sie Bücher, Aufzeichnungen und Belege elektronisch führen und aufbewahren müssen. Sie gelten für alle Unternehmen, auch für Freiberufler mit EÜR. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025.

Was GoBD bedeutet

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das Bundesfinanzministerium legt darin fest, wie die Finanzverwaltung die Regeln der Abgabenordnung für digitale Buchhaltung auslegt.

Die wichtigsten Grundsätze

• Nachvollziehbar und nachprüfbar: Ein sachverständiger Dritter muss jeden Geschäftsvorfall vom Beleg bis zur Buchung verfolgen können.
• Vollständig und einzeln: Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln und lückenlos erfasst (§ 146 Abs. 1 AO).
• Richtig: Die Aufzeichnungen geben die Wirklichkeit wieder.
• Zeitgerecht: Sie erfassen Geschäftsvorfälle zeitnah. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben halten Sie täglich fest (§ 146 Abs. 1 AO).
• Geordnet: Belege und Buchungen sind systematisch abgelegt.
• Unveränderbar: Eine Buchung darf nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Korrekturen erfolgen nachvollziehbar, etwa per Storno.
• Belegprinzip: Keine Buchung ohne Beleg.
• Aufbewahrung: Belege 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, lesbar und maschinell auswertbar (§ 147 AO).
• Verfahrensdokumentation: Sie beschreiben, wie Sie Belege erfassen, verarbeiten und aufbewahren.

So unterstützt Sie der VR Smart Guide

• Nummernkreise vergeben Rechnungsnummern fortlaufend. Nach dem ersten Dokument lässt sich der Aufbau nicht mehr ändern.
• Gespeicherte Kassenbucheinträge korrigieren oder streichen Sie nur nachvollziehbar, mit Begründung.
• Rechnungen korrigieren Sie mit einer Storno- oder Korrekturrechnung.
• Belege laden Sie digital hoch und übergeben sie mit dem DATEV-Export.

Gut zu wissen

• Für die Einhaltung der GoBD bleiben Sie selbst verantwortlich, auch wenn Sie eine Software nutzen.
• Diese Informationen ersetzen keine steuerliche Beratung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.