Aufbewahrungsfristen: 8 oder 10 Jahre?

Seit dem 1. Januar 2025 bewahren Sie Buchungsbelege, also auch Rechnungen, 8 statt 10 Jahre auf. Bücher, Jahresabschlüsse und andere Aufzeichnungen bewahren Sie weiterhin 10 Jahre auf, Geschäftsbriefe 6 Jahre.

Welche Frist für welche Unterlagen gilt

• 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz und die Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die man zu ihrem Verständnis braucht.
• 8 Jahre: Buchungsbelege, zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenbelege, Kontoauszüge und Eigenbelege. Für Rechnungen steht die Frist zusätzlich in § 14b Abs. 1 UStG.
• 6 Jahre: empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten, zum Beispiel Angebote und Auftragsbestätigungen, sowie sonstige Unterlagen, die für die Steuer wichtig sind.

Die Fristen stehen in § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB.

Wann die Frist beginnt und endet

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Ein Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2018 bewahren Sie bis zum 31. Dezember 2026 auf. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Sie sie vernichten.

Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Das betrifft zum Beispiel laufende Betriebsprüfungen oder offene Einsprüche.

Was für ältere Belege gilt

Die neue 8-Jahres-Frist gilt für alle Unterlagen, deren alte 10-Jahres-Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Für Buchungsbelege heißt das:

• Belege aus 2016 und früher dürfen Sie seit dem 1. Januar 2025 vernichten.
• Belege aus 2017 dürfen Sie seit dem 1. Januar 2026 vernichten.
• Belege aus 2018 dürfen Sie ab dem 1. Januar 2027 vernichten.

Ausnahme für Banken und Versicherungen

Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege weiterhin 10 Jahre auf (§ 257 Abs. 4 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

Gut zu wissen

• Sie dürfen Belege digital aufbewahren. Sie müssen während der ganzen Frist lesbar und maschinell auswertbar bleiben (§ 147 Abs. 2 AO). E-Rechnungen bewahren Sie im Originalformat auf.
• Ihre Rechnungen und Belege bleiben im VR Smart Guide gespeichert, solange Ihr Zugang besteht. Möchten Sie kündigen, exportieren Sie Ihre Unterlagen vorher, zum Beispiel über Export oder als PDF.
• Diese Informationen ersetzen keine steuerliche Beratung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.