Wer muss ein Kassenbuch führen und wer nicht?

Ein Kassenbuch müssen Sie führen, wenn Sie buchführungspflichtig sind und regelmäßig Bareinnahmen haben. Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist, muss seine Bareinnahmen trotzdem lückenlos aufzeichnen.

Wer ein Kassenbuch führen muss

Kaufleute, die Bücher führen müssen: Nach § 238 HGB ist jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Erzielt er regelmäßig Bareinnahmen, gehört ein ordnungsgemäßes Kassenbuch dazu.
Gewerbetreibende über den Grenzen der Abgabenordnung: Wer mehr als 800.000 Euro Umsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr hat, muss nach § 141 AO Bücher führen. Die Pflicht beginnt mit dem Wirtschaftsjahr nach dem Hinweis des Finanzamts.

Wer kein Kassenbuch führen muss

Kleine Einzelkaufleute: Einzelkaufleute mit höchstens 800.000 Euro Umsatzerlösen und 80.000 Euro Jahresüberschuss an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen sind von der Buchführung befreit (§ 241a HGB). Bei einer Neugründung reicht der erste Abschlussstichtag. Für eine GmbH oder UG gilt diese Befreiung nicht.
Gewinnermittlung per Einnahmenüberschussrechnung: Wer nicht buchführungspflichtig ist und seinen Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt, zum Beispiel als Freiberufler, muss kein Kassenbuch im engeren Sinn führen.
Nur Barausgaben, keine Bareinnahmen: Bei einer reinen Portokasse kann es möglich sein, ohne Kassenbuch auszukommen. Sie bezahlen die Ausgaben dann privat und buchen sie als Betriebsausgabe gegen Privat. Stimmen Sie das vorher mit Ihrer Steuerberatung ab.

Gut zu wissen

Auch ohne Kassenbuchpflicht müssen Sie Ihre Einnahmen nach § 22 UStG aufzeichnen, auch die Barumsätze. In der Praxis gelingt das kaum ohne Kassenbuch. Bei regelmäßigen Bareinnahmen empfiehlt sich deshalb ein Kassenbuch.
Führen Sie ein Kassenbuch freiwillig, gelten dieselben Ordnungsvorschriften wie bei einer Pflicht (§ 146 Abs. 6 AO).
Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) befreit nicht vom Kassenbuch. Auch eine Kassen-Nachschau kann Kleinunternehmer treffen.
Diese Informationen ersetzen keine steuerliche Beratung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.