Gesetzliche Anforderungen an das Kassenbuch

Ein Kassenbuch muss vollständig, täglich, in zeitlicher Reihenfolge und unveränderbar geführt werden. Die Regeln stehen vor allem in § 146 der Abgabenordnung (AO) und in den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern in elektronischer Form.

Die wichtigsten Anforderungen

• Einzeln und vollständig: Jede Bareinnahme und jede Barausgabe wird einzeln mit Beleg erfasst (§ 146 Abs. 1 AO). Eine Ausnahme gilt nur beim Verkauf von Waren an viele unbekannte Personen gegen Barzahlung. Sie entfällt, wenn Sie eine elektronische Kasse nutzen.
• Täglich: „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten“ (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
• Chronologisch und kassensturzfähig: Die Einträge folgen der zeitlichen Reihenfolge. Der Soll-Bestand muss sich jederzeit mit dem gezählten Bargeld abgleichen lassen.
• Kein negativer Bestand: In einer Kasse kann nie weniger als 0 Euro liegen. Ein Minusbestand zeigt einen Fehler in der Kassenführung.
• Unveränderbar: Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Korrekturen müssen nachvollziehbar bleiben.
• Nachvollziehbar: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können (§ 145 Abs. 1 AO).
• Sprache: Die Aufzeichnungen erfolgen in einer lebenden Sprache. Bei einer anderen Sprache als Deutsch kann das Finanzamt Übersetzungen verlangen (§ 146 Abs. 3 AO).

Aufbewahrung

Das Kassenbuch selbst bewahren Sie 10 Jahre auf, die Buchungsbelege 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde oder der Beleg entstanden ist.

Kassen-Nachschau und Folgen

Seit 2018 kann das Finanzamt ohne Ankündigung eine Kassen-Nachschau durchführen (§ 146b AO). Die Prüfer dürfen während der üblichen Geschäftszeiten Ihre Geschäftsräume betreten und Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen verlangen. Ergeben sich Beanstandungen, kann das Finanzamt direkt zu einer Außenprüfung übergehen.

Ist das Kassenbuch nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt Ihre Bareinnahmen schätzen. Wer Geschäftsvorfälle nicht oder falsch aufzeichnet und dadurch Steuerverkürzungen ermöglicht, riskiert ein Bußgeld bis zu 25.000 Euro (§ 379 AO).

So hilft der VR Smart Guide

• Jeder Eintrag erhält automatisch eine Laufende-Nr., die nur einmal vergeben wird.
• Korrekturen streichen den alten Eintrag sichtbar durch und verlangen eine Begründung.
• Für nachträgliche Einträge fragt das Kassenbuch eine Begründung für die rückwirkende Buchung ab.

Gut zu wissen

• Ein Kassenbuch in Excel ist problematisch, weil Änderungen nicht protokolliert werden.
• Legen Sie für die Kasse eine Verfahrensdokumentation nach GoBD an. Sie beschreibt, wie Bargeld in Ihrem Unternehmen erfasst wird.
• Diese Informationen ersetzen keine steuerliche Beratung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.