Ein Eigenbeleg ist ein Beleg, den Sie selbst ausstellen, wenn eine Quittung oder Rechnung fehlt. Sie erstellen ihn außerhalb des VR Smart Guide, zum Beispiel mit unserer Vorlage, und erfassen ihn dann als Ausgabe. Eigenbelege sollten die Ausnahme bleiben.
Wann ein Eigenbeleg infrage kommt
- Der Originalbeleg ist verloren gegangen oder zerstört.
- Sie haben keinen Beleg bekommen, etwa für ein Trinkgeld oder am Automaten.
- Bei Reisekosten fehlt ein Nachweis, zum Beispiel die Hotelrechnung.
- Privatentnahmen oder Privateinlagen
Bitten Sie zuerst den Aussteller um eine Kopie der Rechnung. Erst wenn das nicht klappt, erstellen Sie einen Eigenbeleg.
Diese Angaben gehören auf den Eigenbeleg
- Name und vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers
- Datum der Ausgabe und Datum der Erstellung, falls abweichend
- Art der Ausgabe
- Betrag und Umsatzsteuersatz
- Grund für den Eigenbeleg, zum Beispiel „Originalbeleg verloren“
- Nachweis zur Höhe, wenn möglich, etwa eine Preisliste
- Ihre Unterschrift
Bei Bewirtungen kommen Anlass sowie Namen und Firma der Gäste dazu. Eine einfache Vorlage finden Sie hier.
Eigenbeleg im VR Smart Guide erfassen
- Öffnen Sie Ausgaben und klicken Sie auf Neue Eingangsrechnung hinzufügen.
- Laden Sie den ausgefüllten und unterschriebenen Eigenbeleg hoch (.jpg, .png, .pdf oder .tiff, max. 8 MB) und füllen Sie die Felder aus.
- Ordnen Sie die Zahlung zu, zum Beispiel den passenden Kontoumsatz.
Gibt es zu einem Kontoumsatz gar keine Rechnung, etwa bei einer privaten Überweisung? Dann öffnen Sie den Umsatz unter Kontoumsätze und wählen Sonstige Zuordnung hinzufügen. Dort wählen Sie eine Zuordnungskategorie (Private Transaktion, Sonstiges oder Umbuchung) und können eine Notiz ergänzen.
Gut zu wissen
- Aus einem Eigenbeleg können Sie keine Vorsteuer abziehen. Dafür brauchen Sie eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG (§ 15 Abs. 1 UStG).
- Fehlen Angaben, kann das Finanzamt nachfragen oder die Ausgabe nicht anerkennen.
- Diese Informationen ersetzen keine steuerliche Beratung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.