ZUGFeRD oder XRechnung – welches Format brauche ich?

Für Rechnungen an Unternehmen reicht in der Regel ZUGFeRD. Dieses Format erzeugt der VR Smart Guide bei neuen Rechnungen automatisch. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich XRechnung zu verwenden (§ 4 Abs. 1 Satz 1 E-RechV).

Der Unterschied

• ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Die Datei endet auf .pdf.
• XRechnung besteht nur aus der XML-Datei. Die Datei endet auf .xml. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer.
• Beide Formate folgen der europäischen Norm EN 16931. Laut Bundesfinanzministerium erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Welches Format für wen?

• Unternehmen: ZUGFeRD. Arbeitet Ihr Kunde ohne E-Rechnungssoftware, nutzt er einfach das PDF. Sie können mit Ihrem Kunden auch ein anderes Format vereinbaren, wenn sich alle Pflichtangaben daraus auslesen lassen.
• Öffentliche Auftraggeber: XRechnung. Dafür brauchen Sie in der Regel die Leitweg-ID der Behörde.
• Kunden, die XRechnung verlangen: Laden Sie die XML-Datei herunter und senden Sie sie selbst.
• Privatkunden: Für sie gilt keine Pflicht zur E-Rechnung.

So erzeugt der VR Smart Guide die Formate

• ZUGFeRD: Neue Rechnungen werden automatisch als PDF mit unsichtbaren E-Rechnungs-Informationen gespeichert. Das gilt für Als PDF herunterladen und Per E-Mail versenden. 
• XRechnung: Wählen Sie bei der Rechnung Rechnung versenden › Als XML herunterladen.

Gut zu wissen

• Bei ZUGFeRD sind die XML-Daten maßgeblich. Weichen sie vom sichtbaren PDF ab, gelten die Daten aus dem XML-Teil.
• Rechnungen, die vor der Umstellung auf E-Rechnungen erstellt wurden, bleiben normale PDF-Dateien.
• Diese Informationen ersetzen keine steuerliche Beratung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.