XRechnung mit Vertragsnummer (ContractReference)

Manche öffentliche Auftraggeber verlangen in der XRechnung eine Vertragsnummer (ContractReference, BT-12), zum Beispiel das Land Baden-Württemberg. Ein eigenes Feld dafür gibt es im VR Smart Guide nicht. Sie ergänzen die Vertragsnummer selbst in der heruntergeladenen XML-Datei.

Schritt 1: XML-Datei herunterladen

1. Öffnen Sie Einnahmen › Rechnungen und wählen Sie die Rechnung aus.
2. Klicken Sie auf Rechnung versenden bzw. Erneut versenden und wählen Sie Als XML herunterladen.

Die Option erscheint bei gespeicherten Rechnungen nur, wenn beim Kunden eine Leitweg-ID hinterlegt ist.

Schritt 2: Vertragsnummer einfügen

1. Öffnen Sie die XML-Datei mit einem einfachen Texteditor, zum Beispiel Editor unter Windows.
2. Suchen Sie den Abschnitt ram:ApplicableHeaderTradeAgreement.
3. Fügen Sie nach dem Ende von ram:BuyerTradeParty ein neues Element ram:ContractReferencedDocument ein. Stehen dort bereits ram:SellerOrderReferencedDocument oder ram:BuyerOrderReferencedDocument, setzen Sie das neue Element dahinter. Es muss aber vor ram:AdditionalReferencedDocument stehen.
4. Schreiben Sie in dieses Element ein Element

   ram:IssuerAssignedID mit Ihrer Vertragsnummer. Das sieht zum Beispiel so aus:

   <ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>
      <ram:BuyerReference>04011000-1234512345-06</ram:BuyerReference>
      <ram:SellerTradeParty>
        <!-- Ihre Angaben, unverändert -->
      </ram:SellerTradeParty>   <ram:BuyerTradeParty>
        <!-- Angaben Ihres Kunden, unverändert -->
      </ram:BuyerTradeParty>   <ram:ContractReferencedDocument>
        <ram:IssuerAssignedID>V-2026-0815</ram:IssuerAssignedID>
      </ram:ContractReferencedDocument>
    </ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>

   Neu sind nur die drei Zeilen mit ram:ContractReferencedDocument. Ersetzen Sie V-2026-0815 durch Ihre Vertragsnummer.

5. Speichern Sie die Datei und senden Sie sie an Ihren Auftraggeber.

Gut zu wissen

• Prüfen Sie die geänderte Datei vor dem Versand mit einem Validator. So sehen Sie, ob die XRechnung nach der Änderung noch gültig ist.
• Bewahren Sie die geänderte Datei auf. Sie ist die Rechnung, die Ihr Auftraggeber erhalten hat. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG).
• Auf dieselbe Weise lassen sich weitere Angaben ergänzen, etwa ein Ansprechpartner (Seller Contact, BG-6) oder Zahlungsanweisungen (Payment Instructions, BG-16). 
• Sie brauchen Hilfe beim Bearbeiten der Datei? Schreiben Sie an service@vrsg.de oder rufen Sie uns an unter 06196 7853265.
• Diese Informationen ersetzen keine steuerliche Beratung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.