Eine XRechnung ist die reine XML-Datei Ihrer Rechnung. Sie schreiben zuerst eine normale Ausgangsrechnung und laden sie dann über Rechnung versenden › Als XML herunterladen herunter.
Vorher: Leitweg-ID beim Kunden eintragen
Tragen Sie unter Stammdaten › Kunden beim Kunden das Feld Leitweg-ID oder Referenz des Kunden ein. Bei bereits gespeicherten Rechnungen bietet der VR Smart Guide die XML-Datei nur an, wenn dieses Feld ausgefüllt ist.
So erstellen Sie eine XRechnung
- Öffnen Sie Einnahmen › Rechnungen und klicken Sie auf Neue Ausgangsrechnung erstellen.
- Wählen Sie den Kunden und füllen Sie die Rechnung wie gewohnt aus.
- Klicken Sie unten auf Rechnung versenden und wählen Sie Als XML herunterladen.
- Der VR Smart Guide speichert die Rechnung und lädt die XML-Datei herunter.
- Senden Sie die XML-Datei selbst an Ihren Auftraggeber, zum Beispiel über dessen Rechnungsportal.
XML einer gespeicherten Rechnung herunterladen
- Öffnen Sie Einnahmen › Rechnungen und klicken Sie bei der Rechnung auf Anzeigen.
- Klicken Sie unten auf Erneut versenden und wählen Sie Als XML herunterladen.
Fehlt der Eintrag, ist beim Kunden keine Leitweg-ID oder Referenz hinterlegt. Für ältere Rechnungen, die vor der Umstellung auf E-Rechnungen erstellt wurden, gibt es keine XML-Datei.
Gut zu wissen
- Als PDF herunterladen und Per E-Mail versenden liefern ein PDF mit eingebetteten E-Rechnungsdaten (ZUGFeRD). Die reine XML-Datei brauchen Sie nur, wenn Ihr Empfänger XRechnung verlangt.
- Das Bundesfinanzministerium empfiehlt, E-Rechnungen vor dem Versand mit einem Validator zu prüfen. Dafür laden Sie die XML-Datei in ein Prüfprogramm hoch.
- Verlangt Ihr Auftraggeber zusätzliche Angaben wie eine Vertragsnummer, ergänzen Sie diese selbst in der XML-Datei.