Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das Software automatisch auslesen und verarbeiten kann. Ein einfaches PDF per E-Mail ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Was eine E-Rechnung ausmacht

Sie folgt der europäischen Norm EN 16931. Die Rechnungsdaten liegen als XML-Datei vor.
Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf einen Anhang reicht dafür nicht.
In Deutschland sind zwei Formate üblich: XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei).
Papierrechnungen und einfache PDF-Dateien sind keine E-Rechnungen.

E-Rechnungen im VR Smart Guide

Schreiben: Neue Ausgangsrechnungen speichert der VR Smart Guide als PDF mit unsichtbaren E-Rechnungs-Informationen. Sie sehen, drucken und versenden die Rechnung wie gewohnt. Rechnungen, die vorher erstellt wurden, bleiben normale PDF-Dateien.
XRechnung: Die reine XML-Datei laden Sie über Rechnung versenden › Als XML herunterladen herunter.
Empfangen: E-Rechnungen Ihrer Lieferanten importieren Sie unter Ausgaben › E-Rechnung als Ausgabe importieren.

Gut zu wissen

Bei ZUGFeRD sind die XML-Daten maßgeblich. Weichen sie vom sichtbaren PDF ab, gelten die Daten aus dem XML-Teil.
Eine XRechnung können Sie ohne Software nicht lesen. Die Finanzverwaltung bietet dafür einen kostenlosen Viewer an: E-Rechnungsviewer bei ELSTER.
Ein- und ausgehende Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Diese Informationen ersetzen keine steuerliche Beratung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.