E-Rechnungspflicht ab 2025: Was gilt für mich?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. E-Rechnungen ausstellen müssen Sie für Umsätze an andere inländische Unternehmen ab 2027 oder ab 2028, je nach Ihrem Vorjahresumsatz.

Der Zeitplan

Seit 1. Januar 2025: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach.
Bis 31. Dezember 2026: Alle Unternehmen dürfen statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen. Papier ist immer erlaubt, ein PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 1. Januar 2027: Die E-Rechnung ist Pflicht, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag.
Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnung ist auch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro Pflicht. Bis Ende 2027 dürfen Sie in diesem Fall noch sonstige Rechnungen ausstellen.
EDI-Verfahren, die die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllen, sind bis Ende 2027 erlaubt.

Wann Sie keine E-Rechnung brauchen

Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Sie gilt nicht für Rechnungen an Privatkunden und für viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

Eine sonstige Rechnung genügt außerdem bei:

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)
Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV)
Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)
Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine

Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen Sie sie trotzdem. Wechseln Sie zur Regelbesteuerung, gilt die Pflicht zur E-Rechnung ab diesem Zeitpunkt auch für Sie.

Rechnungen an Behörden

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Regeln, beim Bund zum Beispiel seit dem 27. November 2020 die E-Rechnungsverordnung (ERechV). Sie gilt dort ab 1.000 Euro. Dafür brauchen Sie die Leitweg-ID der Behörde.

So unterstützt Sie der VR Smart Guide

Neue Ausgangsrechnungen speichert der VR Smart Guide als PDF mit E-Rechnungsdaten im Format ZUGFeRD. Nach Angabe des Bundesfinanzministeriums erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Voraussetzungen, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
E-Rechnungen von Lieferanten importieren Sie unter Ausgaben › E-Rechnung als Ausgabe importieren.

Gut zu wissen

Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die Sie vor dem Stichtag Ihrer Pflicht stellen, müssen keine E-Rechnungen sein. Das gilt auch, wenn Leistung und Zahlung erst danach erfolgen.
Die ausführliche Auffassung der Finanzverwaltung steht in den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025.
Diese Informationen ersetzen keine steuerliche Beratung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.