Welche Informationen sind für die Rechnungserstellung erforderlich?

Welche Angaben auf eine Rechnung gehören, regelt § 14 Abs. 4 UStG. Vieles übernimmt der VR Smart Guide aus Ihren Einstellungen und Kundendaten. Den Rest tragen Sie beim Schreiben der Rechnung ein.

Die Pflichtangaben und wo sie im VR Smart Guide herkommen

Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden: aus Einstellungen › Unternehmen und aus den gespeicherten Kundendaten.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: aus Einstellungen › Unternehmen, Bereich Steuerrelevante Daten.
Ausstellungsdatum: das Feld Rechnungsdatum.
Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer: vergibt der VR Smart Guide automatisch nach Ihrem Nummernkreis.
Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung: Bezeichnung, Anzahl und Einheit in den Rechnungspositionen.
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung: das Feld Leistungsdatum oder Leistungszeitraum von und bis.
Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt und vorab vereinbarte Minderungen: die Positionen und gegebenenfalls Skonto.
Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung: der Steuersatz je Position. Bei steuerfreien Umsätzen wählen Sie die passende Kategorie, zum Beispiel für innergemeinschaftliche Lieferungen.

In Sonderfällen kommen weitere Angaben hinzu, etwa das Wort „Gutschrift“, wenn Ihr Kunde die Rechnung für Sie ausstellt.

Was Sie vorher einmal einrichten

Unternehmensdaten: Unter Einstellungen › Unternehmen sind alle Felder mit * für die Rechnungserstellung erforderlich.
Bankverbindung: Binden Sie Ihr Geschäftskonto unter Einstellungen › Bankverbindungen an oder geben Sie die Bankverbindung manuell an.
Dokumentenvorlage: Unter Einstellungen › Dokumentenvorlage passen Sie Logo & Briefpapier, Dokument-Layout, Angaben, Tabelle, Dokument-Texte und E-Mail-Texte an.
Kunden: Legen Sie mindestens einen Kunden an, oder tun Sie das direkt in der Rechnung mit Kunden hinzufügen.

Gut zu wissen

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: Hier reichen weniger Angaben (§ 33 UStDV). Dazu gehören Ihr Name und Ihre Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz.
Kleinunternehmer: Für Sie gelten eigene Mindestangaben. Mehr dazu im Artikel „Kleinunternehmer: Besonderheiten in der Rechnungsstellung“.
Diese Informationen ersetzen keine steuerliche Beratung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.