Was muss eine Auftragsbestätigung enthalten?

Eine Auftragsbestätigung ist die Annahme eines Auftrags oder Angebots (so definiert in DIN 69905). Damit verpflichten Sie sich, die vereinbarte Leistung zu den genannten Bedingungen zu erbringen. Deshalb sollte sie vollständig und eindeutig sein.

Pflichtangaben für Geschäftsbriefe

Wie ein Angebot ist die Auftragsbestätigung ein Geschäftsbrief. Sie braucht daher dieselben Pflichtangaben Ihrer Rechtsform, etwa Registergericht und Registernummer (§ 37a HGB, § 125 HGB, § 35a GmbHG). Details finden Sie im Artikel „Was muss ein rechtssicheres Angebot enthalten?“.

Was in eine Auftragsbestätigung gehört

Name und Anschrift Ihres Kunden, gegebenenfalls mit Kundennummer
Nummer und Datum der Auftragsbestätigung
Das (voraussichtliche) Liefer- oder Leistungsdatum
Jede Position mit Bezeichnung, Menge, Einheit, Preis und Umsatzsteuer, gegebenenfalls mit Rabatt oder Skonto
Zahlungsbedingungen, zum Beispiel die Zahlungsfrist
Gegebenenfalls Eigentumsvorbehalt und Gerichtsstand aus Ihren AGB
Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Im VR Smart Guide tragen Sie das Datum im Feld Lieferdatum/Leistungserbringung ein. Ein eigenes Feld für die Zahlungsfrist gibt es in der Auftragsbestätigung nicht. Schreiben Sie Ihre Zahlungsbedingungen deshalb in den Fußtext.

Wann brauche ich eine Auftragsbestätigung?

Nach einem freibleibenden Angebot: Nimmt Ihr Kunde ein unverbindliches Angebot an, bestätigen Sie die Annahme mit einer Auftragsbestätigung.
Bei Änderungen: Weicht der Auftrag vom Angebot oder von der Bestellung ab, etwa bei Menge, Preis oder Termin, halten Sie das schriftlich fest.
Bei mündlichen Aufträgen: Eine schriftliche Bestätigung sichert Sie ab und vermeidet Missverständnisse.

Typische Formulierungen

„Herzlichen Dank für Ihren Auftrag vom …“
„Hiermit bestätigen wir Ihnen Ihren Auftrag über die Lieferung von …“
„Die Lieferung erfolgt am …“ oder „Die Lieferung erfolgt nach Zahlungseingang.“
„Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.“

Gut zu wissen

Diese Informationen ersetzen keine steuerliche Beratung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.