Vorschriften für die Digitalisierung von Belegen

Sie dürfen Belege digital erfassen und aufbewahren, auch Papierbelege nach dem Scannen. Dabei müssen Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einhalten, wie sie die GoBD beschreiben. Maßgeblich ist die GoBD-Fassung vom 28.11.2019, geändert durch BMF-Schreiben vom 11.03.2024 und 14.07.2025.

Die wichtigsten Grundsätze

• Unveränderbarkeit: Belege und Buchungen dürfen nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB). Korrekturen erfolgen per Storno und Neubuchung.
• Zeitgerechte Erfassung: Geschäftsvorfälle erfassen Sie zeitnah. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO).
• Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln und lückenlos erfasst (§ 146 Abs. 1 AO).
• Ordnung: Belege sind geordnet und nachvollziehbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 AO).
• Lesbarkeit und Auswertbarkeit: Digitale Belege müssen während der ganzen Aufbewahrungsfrist verfügbar sein, lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO).

Welche Belege betroffen sind

Aufzubewahren sind alle Unterlagen, die zu Ihrer Buchhaltung gehören. Dazu zählen Ein- und Ausgangsrechnungen, Belege über Bareinnahmen und -ausgaben, Kontoauszüge, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Verträge, soweit sie Betriebseinnahmen oder -ausgaben betreffen.

Aufbewahrungsfristen

• 8 Jahre: Buchungsbelege, also auch Rechnungen (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG).
• 10 Jahre: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse.
• 6 Jahre: sonstige Unterlagen, etwa Geschäftsbriefe.

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 AO). Für Belege aus der Zeit vor 2025 können Übergangsregeln gelten.

Papierbelege scannen und vernichten

• Papierbelege dürfen Sie als Scan oder Foto aufbewahren und das Original danach vernichten (§ 239 Abs. 4 i. V. m. § 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO). Der Scan muss mit dem Original bildlich übereinstimmen.
• Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse müssen Sie im Original aufbewahren.
• Neben dem Scannen ist nach den GoBD auch das Abfotografieren zulässig, zum Beispiel mit der FinCheck-App.
• Belege, die Sie elektronisch erhalten haben, etwa E-Rechnungen, bewahren Sie elektronisch auf. Ein Ausdruck allein genügt nicht.
• Für jedes IT-System, mit dem Sie Ihre Buchhaltung führen, brauchen Sie eine Verfahrensdokumentation. Sie muss zu dem Verfahren passen, das Sie tatsächlich nutzen.

Gut zu wissen

• Diese Informationen ersetzen keine steuerliche Beratung. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.